Czy outsourcing jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Outsourcing jest dla firm sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy i poprawę efektywności operacyjnej. Jednak nie wszystkie firmy kwalifikują się do tego outsourcingu. Korzyści z outsourcingu obejmują poprawę bezpieczeństwa, redukcję kosztów i wydajność operacyjną. Jeśli myślisz o outsourcingu dla swojej firmy, rozważ proces i koszty z nim związane. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tej praktyce.

Wnioski wyciągnięte przez Energen

Energen przekonał się, jak ważny jest dobrze zaplanowany proces outsourcingu. Firma powołała grupę zadaniową składającą się z kadry kierowniczej wszystkich głównych obszarów funkcjonalnych w celu ustalenia, co należy zlecić na zewnątrz. Grupa zdecydowała się podzielić operacje na systemy strategiczne i towarowe i poszukiwała wielu ofert na każdą usługę. Celem było zminimalizowanie kosztów przy jednoczesnym wykorzystaniu unikalnych atutów każdego dostawcy. Upewniono się również, że żaden z dostawców nie ma zbyt dużej władzy nad innymi.

Kiedy Energen zdecydował się na outsourcing obsługi informatycznej firm, początkowo był niezdecydowany. Dyrektor generalny miał wątpliwości, czy firma naprawdę potrzebuje swojego ogromnego centrum danych w Houston, prywatnej sieci telekomunikacyjnej lub 2 tys. komputerów osobistych. Pytał, czy outsourcing tych systemów da Energenowi przewagę konkurencyjną.

Sieć telekomunikacyjna firmy Energen miała kluczowe znaczenie dla jej działalności. Jej menedżerowie po raz pierwszy rozważali outsourcing tej sieci siedem lat temu, ale nie czuli się komfortowo z dotychczasowymi dostawcami. Ponadto sieć była kosztowna w utrzymaniu, a firma miała problemy z zatrudnieniem najlepszych informatyków.

W przypadku outsourcingu IT kluczowe jest zrozumienie potrzeb użytkowników. Większość systemów informatycznych wymaga danych z innych systemów lub wprowadza do nich informacje. Wielu menedżerów nie bierze pod uwagę tych wymagań dotyczących danych podczas outsourcingu. Na przykład system automatyzacji fabryki w jednej z firm wymagał danych z różnych funkcji. Jednak dostawca, którego zatrudniono do opracowania systemu, nie rozumiał wszystkich tych interfejsów. W rezultacie projekt trwał dwa razy dłużej i kosztował dwa razy więcej niż początkowo szacowano.

Energen miał też problem ze swoim dostawcą usług telekomunikacyjnych. Twierdzili, że dostawca powinien być w stanie utrzymać dostępność sieci na poziomie co najmniej 95%. Dostawca interpretował ten standard jako dostępność na poziomie 99%, ale żądał kar pieniężnych, jeśli sieć była niedostępna przez ponad 20% czasu. Ostatecznie firma musiała zmienić dostawcę.

Koszty outsourcingu

Firmy outsourcingowe mogą zaoferować wiele korzyści dla Twojej firmy, w tym niższe koszty. Możesz również zmniejszyć koszty ogólne, zatrudniając doświadczonych specjalistów i zmniejszając koszty rekrutacji. Istnieją jednak inne czynniki, które należy rozważyć przy wyborze odpowiedniej firmy outsourcingowej. Należą do nich jakość usług i efektywność kosztowa. Niektóre korzyści, które mogą zaoferować firmy outsourcingowe to zwiększona elastyczność i zwinność. Korzyści te mogą pomóc firmie w szybszym reagowaniu na zmiany warunków rynkowych i wymagań klientów. Outsourcing pozwala również na skalowanie zasobów w górę i w dół w zależności od zapotrzebowania. Pozwala także na wykorzystanie doświadczenia i wiedzy dostawcy, co może pomóc w przyspieszeniu stopniowej zmiany możliwości.

Porównując koszty outsourcingu z kosztami wewnętrznymi, firmy powinny skupić się na istotnych kosztach. Niektórzy dostawcy oferują zniżki w skali roku dla określonego procesu. Dostawcy ci przenoszą te oszczędności na swoich klientów. Oszczędności te mogą być wystarczająco znaczące, aby uzasadnić decyzję o outsourcingu. Niemniej jednak, jeśli nie jesteś pewien, czy outsourcing jest odpowiedni dla Twojej firmy, ważne jest, aby przeprowadzić dokładną analizę kosztów.

Outsourcing zwiększa również złożoność łańcucha dostaw. Choć jest to korzystne dla efektywności, zwiększa również ryzyko i wydłuża cykle cash-to-cash. Długość cyklu cash-to-cash jest wprost proporcjonalna do liczby partnerów handlowych. Oprócz zwiększenia kosztów zarządzania outsourcingiem, może to zwiększyć koszty stałe, takie jak nieruchomości.

Outsourcing jest złożonym, czasochłonnym procesem, ale dzięki przeprowadzeniu analizy kosztów, organizacje zyskują jaśniejszy obraz korzyści i ryzyka związanego z outsourcingiem. Whitepaper firmy DataMark, wiodącej firmy zajmującej się outsourcingiem procesów biznesowych, oferuje przewodnik krok po kroku, jak przeprowadzić analizę kosztów. Postępowanie zgodnie z tymi krokami może pomóc w redukcji niepotrzebnych kosztów i rozproszenia uwagi.

Zagrożenia związane z outsourcingiem

Chociaż outsourcing ma wiele zalet, może również stanowić istotne ryzyko dla firm. Ryzyko to obejmuje ryzyko operacyjne, takie jak niepełna wydajność lub utrata własności intelektualnej. Inne ryzyka związane są z naruszeniem danych i nieetycznym postępowaniem. Ryzyka te mogą również wpłynąć na zdolność firmy do świadczenia usług w przypadku katastrofy. Dostawcy outsourcingowi często zlecają również prace dodatkowym dostawcom, co może powodować więcej problemów. Może to spowodować opóźnienia i utratę wydajności.

Przed zleceniem projektu na zewnątrz należy przeprowadzić due diligence. Firmy powinny sprawdzić reputację i osiągnięcia potencjalnych partnerów, a także ich średnią wielkość projektu. Przeglądanie platform recenzenckich może również pomóc firmom w podjęciu świadomej decyzji, czy dana firma jest renomowana, czy nie. Ponieważ firma wystawia cenne aktywa biznesowe na działanie podmiotów zewnętrznych, konieczne jest zwrócenie szczególnej uwagi na bezpieczeństwo danych, prywatność i ochronę własności intelektualnej. Firmy outsourcingowe mogą również potrzebować ochrony tajemnic handlowych i innych poufnych informacji przed konkurencją.

Dostawcy usług outsourcingowych muszą mieć doskonałe umiejętności facylitacji i powinni być w stanie skutecznie komunikować się z innymi uczestnikami. Idealnie byłoby, gdyby spotkania odbywały się twarzą w twarz lub za pośrednictwem wideo. Dodatkowo, należy uzgodnić schematy pracy w różnych strefach czasowych. Jeśli istnieje znaczna różnica stref czasowych, może to wpłynąć na jakość produktu końcowego.

Outsourcing może zaoszczędzić firmom wiele pieniędzy, ale wiąże się z nim również ryzyko. Niespodziewane koszty mogą być ogromnym problemem, dlatego ważne jest, aby jasno określić swoje potrzeby i wymagania, zanim zdecydujesz się na współpracę z dostawcą outsourcingu. Jasne wymagania pomagają określić zakres projektu i zapobiegają niepotrzebnym stratom.

Procesy związane z outsourcingiem

Tradycyjnie inicjatywy outsourcingowe koncentrowały się na cięciu kosztów i redukcji zatrudnienia. Jednak dzisiejsze decyzje dotyczące outsourcingu mają bardziej strategiczny charakter. Wymagają one pełnego wsparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla i muszą być oparte na jasno określonych celach. Sesje dotyczące strategii outsourcingu powinny koncentrować się na kluczowych i nieistotnych procesach biznesowych oraz tworzyć propozycję wartości, która nakreśla oczekiwane korzyści dla klienta.

Proces outsourcingu często wymaga od firm zatrudnienia nowych pracowników, zarówno stałych jak i tymczasowych. Dodatkowo, firma może potrzebować zainwestować w nowe urządzenia, sprzęt i oprogramowanie. Może to również wymagać od firmy przeprojektowania pewnych procesów biznesowych. Outsourcing może być realną opcją dla firm, które potrzebują dodatkowych zasobów, aby skupić się na tym, co robią najlepiej.

Outsourcing może pomóc firmom w obniżeniu kosztów poprzez zlecanie skomplikowanych zadań zewnętrznemu dostawcy usług. Dostawca zewnętrzny będzie w stanie wykonać zadania szybciej i dokładniej niż pracownicy wewnętrzni, co pozwoli firmie skupić się na jej podstawowej działalności. Outsourcing może również pomóc firmom w rozszerzeniu działalności na nowe regiony geograficzne. Może pomóc pokonać bariery językowe i dotrzeć na nowy rynek.

Outsourcing procesów biznesowych może również zmniejszyć koszty i sprzyjać efektywności. Usługi te obejmują wszystkie rodzaje stanowisk, od produkcji po obsługę klienta i programowanie komputerowe. Firmy przenoszą funkcje niższego rzędu do obszarów, gdzie płace są niższe. Oszczędzają również czas, eliminując potrzebę szkolenia pracowników, co jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy.

Outsourcing procesów biznesowych może pomóc firmom skupić się na ważniejszych zadaniach, takich jak rozwój firmy. Zlecając te przyziemne zadania, firmy będą mogły uwolnić swoje zasoby i skupić się na poprawie wyniku finansowego. Jednakże outsourcing procesów biznesowych wiąże się z ryzykiem, a przewidywanie go jest pierwszym krokiem do jego przezwyciężenia.

Do’s i don’ts outsourcingu

Outsourcing to świetny sposób na obniżenie kosztów niektórych zadań, ale wiąże się też z wieloma pułapkami. Jednym z głównych problemów jest utrata kontroli, więc firmy powinny być ostrożne przy wyborze dostawcy usług. Oznacza to badanie firmy i szukanie wykwalifikowanego zespołu, który nie będzie potrzebował 100 procent Twojej uwagi, aby odnieść sukces. Chociaż outsourcing nie jest dla każdej firmy, powinien być mile widziany przez tych, którzy mogą w pełni wykorzystać elastyczność, jaką oferuje.

Outsourcing to świetny sposób na obniżenie kosztów i usprawnienie procesów. Pozwala również firmie skupić się na swoich głównych obszarach, a resztę zlecić na zewnątrz. Firmy mogą korzystać z outsourcingu do prostych zadań, takich jak wprowadzanie danych, marketing i obsługa klienta, a następnie zwiększać skalę, gdy potrzebują więcej pomocy. Outsourcing umożliwia również firmom dostęp do wiedzy specjalistycznej, która może nie być dostępna wewnętrznie.

Wybór dostawcy, który zapewni długoterminowe korzyści jest ważny. Powinieneś wybrać dostawcę outsourcingu, który troszczy się o Twój biznes i inwestuje w Twój sukces. Jeśli pracujesz z nowym dostawcą, pomyśl o nim jako o przedłużeniu swojej firmy i współpracuj z nim, aby zmaksymalizować korzyści i zminimalizować potencjalne ryzyko.

Komunikacja jest niezbędna dla udanej relacji z outsourcerem. Bez otwartej komunikacji, firmy narażają się na porażkę. Jasne określenie wymagań projektowych i codzienna komunikacja pomogą utrzymać projekt na właściwym torze. Nie zapominaj o przekazywaniu swojemu kontrahentowi informacji zwrotnych i informowaniu go na bieżąco o swojej działalności.

Korzystanie z usług firm outsourcingowych w zakresie niektórych funkcji jest inteligentnym sposobem na obniżenie kosztów i uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Firmy powinny jednak uważać na korzystanie z firm outsourcingowych do obsługi informacji wrażliwych, ponieważ może to narazić na szwank tajemnice handlowe i własność intelektualną. Ważne jest również, aby upewnić się, że firmy outsourcingowe chronią wrażliwe informacje, takie jak dane klientów. Jeśli te informacje zostaną narażone, mogą zostać nałożone drastyczne kary.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]